Термин
Акт сверки взаиморасчётов: как составить и подписать
Акт сверки взаиморасчётов — документ, в котором две стороны фиксируют, сколько они должны друг другу на определённую дату, по данным своего учёта. В него входят начальное сальдо, обороты за период (продажи, покупки, платежи, возвраты) и конечное сальдо. Закон не обязывает составлять акт сверки, но на практике его подписывают раз в квартал или перед закрытием периода, а также при спорах об оплате. Подписанный уполномоченными лицами акт может подтверждать признание долга и влиять на срок исковой давности.
| Что в акте | сальдо на начало, обороты за период, сальдо на конец, наименование сторон, договор и период |
|---|---|
| Кто подписывает | руководитель или иное уполномоченное лицо каждой стороны |
| Обязательность | законом не требуется, нужен для контроля расчётов и в спорах |
| Как часто | чаще всего раз в квартал, при закрытии года, перед судом или при смене ответственного |
| Форма | унифицированной формы нет, стороны вправе выбрать свою; бумажный или электронный вид |
Как составить акт сверки по шагам
- Определите период и договор, по которым сверяете расчёты.
- Выгрузите из своего учёта все документы за период: отгрузки, покупки, платежи, возвраты, корректировки.
- Посчитайте начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту и конечное сальдо.
- Оформите акт: наименования сторон, договор, период, таблица операций, итог.
- Отправьте контрагенту, получите его вариант или подпись, разберите расхождения.
- Подпишите у уполномоченного лица и сохраните вместе с договором.
Пример: сверка за квартал
Сальдо на 1 июля: контрагент должен нам 100 000 ₽. За квартал мы отгрузили на 450 000 ₽, получили оплату 380 000 ₽. Конечное сальдо на 30 сентября: 100 000 + 450 000 − 380 000 = 170 000 ₽ долг контрагента перед нами. Контрагент в своём акте показывает 150 000 ₽: расхождение 20 000 ₽. Чаще всего это платёж, который он считает отправленным, а мы ещё не получили, или отгрузка, которую он не принял к учёту. Расхождение раскладывают по документам до единицы и либо исправляют ошибку, либо оформляют разногласия в акте.
Зачем подписывать и как это связано со сроком давности
Общий срок исковой давности — три года. Акт сверки, подписанный сторонами, обычно воспринимается как признание долга, и после этого срок начинается заново. Поэтому подписывать акт стоит только после проверки: подпись под неверной суммой создаёт обязательство, которого не было. Для должника это повод требовать уточнения, для кредитора — защита от потери права на взыскание.
Типичные причины расхождений
- Платёж отражён в разные дни или периоды.
- Разная дата принятия отгрузки: документ подписан, но у другой стороны отнесён на следующий период.
- Возвраты, скидки и корректировки учтены только у одной стороны.
- Предоплата и аванс разнесены по разным договорам.
- Ошибки курса при расчётах в валюте.
Что важно помнить
- Акт сверки не заменяет первичные документы: он подтверждает расчёты, но не создаёт обязательства по договору.
- Подпись неуполномоченного лица не даёт нужного правового эффекта: проверяйте полномочия.
- Юридические последствия зависят от формулировок и обстоятельств, в спорных случаях нужен юрист.
- Здесь общее описание, а не юридическая консультация.
Частые вопросы
- Обязательно ли составлять акт сверки?
- Нет, закон этого не требует. Но акт сверки помогает вовремя найти расхождения и пригодится в споре об оплате.
- Как часто делать акт сверки?
- Обычно раз в квартал и при закрытии года, а также перед судом, при смене ответственного или при спорной оплате. С постоянными контрагентами сверку делают чаще.
- Влияет ли акт сверки на срок исковой давности?
- Подписанный уполномоченными лицами акт обычно рассматривают как признание долга, и срок давности может начаться заново. Подробности зависят от обстоятельств, лучше уточнить у юриста.
- Что делать, если данные не сходятся?
- Разложите расхождение по документам: платежи, отгрузки, возвраты, корректировки, даты. Найденные ошибки исправьте, а спорные суммы укажите отдельно в разногласиях и не подписывайте акт как согласованный.
- Можно ли подписать акт сверки электронно?
- Да, акт можно подписать электронной подписью и передать через оператора электронного документооборота. Это удобнее бумаги: подпись и дата фиксируются автоматически.
Покажем Akeda
на вашем рабочем сценарии.
Расскажите, что хотите связать или автоматизировать. Покажем, как этот процесс может работать в Akeda, какие данные потребуются и с чего стоит начать.
- 01Разберём вашу задачу
- 02Покажем связанные процессы
- 03Определим следующий шаг
Заявка принята
Спасибо! Мы получили ваш номер и свяжемся в ближайший рабочий день.
Что дальше: короткий разговор о вашем процессе — что связываем, какие данные нужны и с чего начать. Ничего продавать не будем.