Общие положения#
Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) опубликована во исполнение части 2 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — 152-ФЗ) и определяет порядок обработки персональных данных, а также сведения о реализуемых требованиях к их защите.
Оператор: Общество с ограниченной ответственностью «АКЕДА» (Акеда, ООО), ИНН 5003175505, КПП 500301001, ОГРН 1265000059213. Адрес места нахождения: 142721, Московская обл., г. Видное, мкр Пригород Лесное (пгт Мисайлово), ул. Современников, д. 2, помещ. 25Н. Генеральный директор — Оганесян Евгения Сергеевна. Электронная почта: hello@akeda.ru.
Политика действует в отношении сайта erp.akeda.ru и его поддоменов, мобильных приложений Akeda, а также сервиса Akeda ERP — облачной системы управления бизнесом, доступ к которой предоставляется по подписке.
Akeda выступает в двух разных ролях, и их важно различать. В отношении данных посетителей сайта, людей, которые регистрируют кабинет, работают в нём и оплачивают подписку, Akeda — оператор: цели и состав обработки определяет она. В отношении данных, которые клиент сам загружает в свой кабинет, — сведений о его сотрудниках, контрагентах и документах — оператором остаётся клиент, а Akeda обрабатывает эти данные по его поручению и только для того, чтобы кабинет работал. Этому посвящён отдельный раздел ниже.
Согласие субъекта на обработку персональных данных оформляется отдельным документом — Согласием на обработку персональных данных. Настоящая Политика описывает обработку целиком, Согласие фиксирует то, на что субъект соглашается.
Какие данные обрабатываются#
Ниже поимённо перечислено всё, что обрабатывает Akeda. Данные, не названные в этом разделе, не собираются.
Посетитель сайта, оставивший заявку:
- имя;
- номер телефона;
- адрес электронной почты;
- название компании;
- текст обращения.
Пользователь сервиса — сотрудник кабинета:
- адрес электронной почты;
- фамилия и имя;
- номер телефона, если указан;
- должность, если указана;
- язык интерфейса и часовой пояс;
- кабинет, юридические лица, к которым открыт доступ, и роль в кабинете;
- сведения о входе: дата и время, IP-адрес, сведения о браузере и устройстве;
- журнал действий в сервисе: дата и время, раздел и выполненная операция;
- сохранённое значение пароля в необратимо преобразованном виде — пароль в открытом виде не хранится.
Плательщик подписки:
- наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя;
- ИНН, КПП, ОГРН или ОГРНИП и адрес плательщика;
- фамилия, имя и отчество подписанта или контактного лица, если клиент их указал;
- состав, суммы, даты и состояние выставленных счетов;
- сведения о совершённых платежах и возвратах;
- адрес электронной почты, на который направляются счёт и кассовый чек.
Платёжные данные. Номер банковской карты, срок её действия и код проверки подлинности Akeda не получает и не хранит. Эти данные человек вводит на стороне платёжного сервиса. От него Akeda получает только сведения, по которым карту можно узнать и повторно оплатить подписку:
- маска номера карты — первые и последние цифры;
- срок действия;
- платёжная система и банк-эмитент;
- идентификатор сохранённого способа оплаты на стороне платёжного сервиса.
Технические сведения о посещении сайта и работе в сервисе:
- IP-адрес;
- сведения о браузере и устройстве: User-Agent, разрешение экрана, язык;
- файлы cookie и обезличенный идентификатор посетителя, присваиваемый сервисом веб-аналитики;
- адреса просмотренных страниц, источник перехода и метки рекламной кампании;
- действия на странице: нажатия, прокрутка, заполнение форм и запись сеанса Вебвизором;
- дата и время обращения;
- идентификатор устройства для доставки уведомлений — у тех, кто установил мобильное приложение или разрешил уведомления в браузере.
Разговор с голосовым помощником на сайте — только если посетитель сам его начал:
- звук речи с микрофона за то время, пока посетитель удерживает кнопку разговора;
- расшифровка сказанного и текст реплик помощника;
- номер телефона, если посетитель оставил его в панели помощника.
Микрофон включается только по нажатию кнопки и выключается, когда её отпускают; разрешение на микрофон даёт браузер, и его можно не давать — сайт при этом работает.
Специальные категории персональных данных и биометрические персональные данные Akeda не обрабатывает. Звук речи в разговоре с помощником обрабатывается только для того, чтобы понять сказанное, и не используется для установления личности говорящего. Сведения о несовершеннолетних не собираются: сервис предназначен для организаций и индивидуальных предпринимателей.
Цели обработки и правовые основания#
Данные обрабатываются только для названных ниже целей и не используются для других.
- Ответ на обращение с сайта — чтобы связаться с человеком, который оставил заявку, и обсудить его задачу. Основание — согласие субъекта (пункт 1 части 1 статьи 6 152-ФЗ).
- Регистрация кабинета, доступ к сервису и поддержка — чтобы предоставить доступ, опознать пользователя, восстановить его доступ, ответить на вопрос. Основание — исполнение договора, стороной которого является субъект (пункт 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ).
- Подписка, счета и приём оплаты — чтобы выставить счёт, принять оплату, вернуть деньги, отправить кассовый чек. Основания — исполнение договора и обязанности, возложенные законом (пункты 2 и 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ), в том числе Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ и законодательством о бухгалтерском учёте.
- Уведомления о работе сервиса — срок оплаты, изменения условий, технические работы, происшествия безопасности. Основание — исполнение договора.
- Ответы голосового помощника на сайте и помощника в кабинете — чтобы ответить на вопрос о системе. Основание — согласие субъекта, выраженное началом разговора.
- Безопасность и расследование происшествий — чтобы обнаружить несанкционированный доступ и злоупотребления. Основание — законные интересы оператора и требования части 1 статьи 18.1, статьи 19 152-ФЗ.
- Статистика посещаемости сайта в обезличенном виде — чтобы понимать, какие страницы полезны. Основание — согласие субъекта, выраженное настройками браузера.
Рекламные и информационные рассылки направляются только тем, кто дал на это отдельное согласие; отказаться можно в любом письме или письмом на hello@akeda.ru.
Действия с данными и способы обработки#
С персональными данными совершаются следующие действия: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение. Распространение персональных данных, то есть раскрытие их неопределённому кругу лиц, не осуществляется.
Обработка выполняется следующими способами:
- автоматизированная — средствами вычислительной техники; это основной способ, поскольку сервис и есть программа;
- без использования средств автоматизации — при разборе обращения, поступившего письмом, и при ведении документов оператора;
- смешанная, с передачей по сети «Интернет» — по защищённому каналу и только тем получателям, которые названы ниже.
Решения, порождающие юридические последствия в отношении субъекта, исключительно на основании автоматизированной обработки персональных данных не принимаются. Профилирование не выполняется. Ответы голосового помощника юридически значимыми решениями не являются.
Кому и что именно передаётся#
Akeda не продаёт персональные данные и не передаёт их третьим лицам для их собственных целей. Передача происходит только в объёме, необходимом для работы сервиса. Ниже названы все получатели и то, что именно каждому из них уходит.
- Бегет (Beget), Россия — объектное хранилище файлов (бакет в регионе ru1) и хранилище резервных копий. Передаётся: файлы, которые участники загрузили в кабинет, вложения писем и документов, кэш печатных форм, а также резервные копии баз данных — зашифрованные перед отправкой. Оператор хранилища содержимое не открывает и собственных целей в отношении него не имеет.
- Оператор центра обработки данных, в котором размещены серверы сервиса, — в части размещения и хранения. Собственных целей в отношении данных не имеет и доступа к содержимому баз не получает.
- РЕГ.РУ (REG.RU), Россия — отправка системных писем через почтовый узел mail.hosting.reg.ru. Передаётся: адрес электронной почты получателя, его имя, название кабинета, тема и текст письма — ссылка на вход или восстановление доступа, номер, сумма и срок оплаты счёта.
- Точка, Россия — приём оплаты банковской картой и через Систему быстрых платежей, возврат денежных средств и оформление кассового чека по Федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Передаётся: номер и дата счёта, сумма и валюта, назначение платежа, адрес, по которому плательщик возвращается в кабинет, и адрес электронной почты для направления чека. Номер карты, срок её действия и код проверки подлинности человек вводит на странице банка; Akeda их не получает и не передаёт.
- ООО «ЯНДЕКС» (ИНН 7736207543, 119021, г. Москва, ул. Льва Толстого, д. 16), Россия — сервис Яндекс.Метрика, счётчик № 112347336 — подсчёт посещаемости сайта и оценка того, какие страницы полезны. Передаётся: IP-адрес, сведения о браузере и устройстве (User-Agent), обезличенный идентификатор посетителя, адреса просмотренных страниц, источник перехода и метки рекламной кампании, нажатия, прокрутка, заполнение форм и запись сеанса Вебвизором. Имя, номер телефона и адрес электронной почты посетителя в счётчик не передаются. Условия обработки — yandex.ru/legal/metrica_termsofuse.
- Telegram — извещение менеджера Akeda о заявке, оставленной на сайте, чтобы перезвонить в тот же день. Передаётся: имя, номер телефона, текст обращения и страница, с которой отправлена заявка. Иные сведения не передаются.
- Yandex Cloud, Россия — распознавание и синтез речи в разговоре с голосовым помощником на сайте. Передаётся: звук речи посетителя за то время, пока он удерживает кнопку разговора, и текст реплик помощника для озвучивания. Имя, телефон и адрес электронной почты посетителя не передаются.
- Поставщик языковой модели, отвечающей в помощнике — подготовка ответа на вопрос, заданный голосовому помощнику на сайте или помощнику в кабинете. Передаётся: текст вопроса и предыдущих реплик того же разговора, а для помощника в кабинете — ещё и те сведения кабинета, которые нужны для ответа на заданный вопрос. Учётные данные и платёжные сведения не передаются. Серверы поставщика находятся за пределами Российской Федерации.
- Поставщик видеоизображения помощника — показ говорящего лица помощника на сайте. Передаётся: звук уже синтезированной речи самого помощника, чтобы изображение двигало губами в такт. Речь посетителя, его вопросы и любые сведения о нём не передаются.
- Дадата (DaData), Россия — подстановка реквизитов организации или индивидуального предпринимателя при заполнении справочника контрагентов. Передаётся: та строка, которую участник ввёл в поле поиска, — ИНН, ОГРН или наименование. Иные сведения кабинета не передаются.
- Apple Inc., США — доставка уведомления в мобильное приложение Akeda на iPhone, iPad и Mac. Передаётся: идентификатор устройства, заголовок и текст уведомления — например, имя отправителя и начало сообщения. Показ текста в уведомлении отключается в настройках приложения, а сами уведомления — в настройках устройства.
- Службы доставки уведомлений в браузер (Google, Mozilla, Apple — в зависимости от браузера) — доставка уведомления на рабочий стол. Передаётся: адрес подписки устройства и зашифрованное сообщение; прочесть его содержимое служба доставки не может. Уведомления включает сам пользователь и в любой момент отключает.
- Google LLC, США — загрузка шрифтов, которыми набран интерфейс кабинета (Google Fonts). Передаётся: IP-адрес и сведения о браузере того, кто открыл приложение. Данные кабинета, учётные и платёжные сведения не передаются.
- Государственные органы — в случаях, объёме и порядке, прямо предусмотренных законом.
Передача за пределы Российской Федерации. Базы данных кабинетов, файлы участников, сведения о счетах и платежах обрабатываются и хранятся в России и границу не пересекают. За пределы Российской Федерации уходят только названные выше потоки, и каждый из них узок и отключаем: реплики разговора с помощником — поставщику языковой модели; заголовок и текст уведомления — службе доставки push; IP-адрес и сведения о браузере — поставщику шрифтов интерфейса. Иной трансграничной передачи персональных данных Akeda не осуществляет.
Хранение, сроки и защита#
Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации выполняются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации (часть 5 статьи 18 152-ФЗ). У каждого кабинета своя база данных. Файлы, которые участники загрузили в кабинет, хранятся в объектном хранилище на территории Российской Федерации.
Сроки хранения. Данные пользователя сервиса хранятся, пока действует подписка кабинета и пока человек остаётся его участником. Данные отключённого кабинета хранятся 180 дней со дня, когда кабинет перестал работать, после чего безвозвратно уничтожаются; этот срок может быть изменён по соглашению с клиентом. Заявка с сайта хранится один год с даты обращения. Сведения о счетах, платежах и кассовых чеках хранятся в течение сроков, установленных законодательством о бухгалтерском учёте и о налогах — не менее пяти лет. Данные, обрабатываемые на основании согласия, хранятся до его отзыва, если иной срок не установлен законом.
Разговор с голосовым помощником на сайте не сохраняется: он живёт в памяти сервера только на время самого разговора и исчезает вместе с ним; звук речи после распознавания не записывается.
По достижении цели обработки либо в случае утраты необходимости в её достижении данные уничтожаются или обезличиваются в срок, не превышающий тридцати дней, если иное не предусмотрено законом.
Меры защиты. Оператором приняты меры, предусмотренные статьями 18.1 и 19 152-ФЗ: назначено лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных; изданы внутренние документы, определяющие порядок обработки и уничтожения данных; определён круг работников, имеющих доступ, и они ознакомлены с требованиями закона; применяются разграничение прав доступа по ролям, передача данных по защищённому каналу, шифрование резервных копий, журналирование доступа, регулярное резервное копирование и контроль соответствия обработки установленным требованиям.
Данные в кабинете клиента#
Клиент загружает в свой кабинет сведения о своих сотрудниках, контрагентах, сделках и документах. В отношении этих сведений оператором является клиент: он определяет цели и состав обработки, получает необходимые согласия и отвечает перед субъектами этих данных.
Akeda обрабатывает такие данные исключительно по поручению клиента и только для того, чтобы предоставить ему сервис (часть 3 статьи 6 152-ФЗ). Akeda не определяет цели этой обработки, не раскрывает содержимое кабинета третьим лицам — кроме лиц, привлечённых для работы самого сервиса и поимённо названных в разделе о передаче, — и не использует его в собственных интересах. Доступ работников Akeda к содержимому кабинета возможен только для устранения неисправности или по обращению клиента, фиксируется в журнале и ограничен необходимым объёмом.
Подключения, которые клиент заводит сам. Клиент вправе подключить к своему кабинету внешние службы: банк для загрузки выписки и отправки платёжного поручения, оператора электронного документооборота для обмена подписанными документами, торговую площадку, календарь, почтовый ящик и канал переписки с покупателями в мессенджере. Такое подключение создаёт сам клиент: он выбирает службу, вводит её учётные данные и определяет объём обмена. Akeda передаёт данные по этому поручению и только той службе, которую клиент подключил; состав передаваемого задаёт сценарий подключения — например, банку уходит запрос выписки и реквизиты платёжного поручения, оператору документооборота — сам документ с его реквизитами и подписями. Отношения с такой службой клиент строит сам, а отключить подключение может в любой момент в настройках кабинета.
Если субъект данных обратился к Akeda по поводу сведений, находящихся в кабинете клиента, обращение передаётся клиенту как оператору, о чём субъекту сообщается.
Файлы cookie и статистика#
Сайт использует файлы cookie. Технические cookie необходимы для работы страниц: они поддерживают сеанс входа и запоминают, например, выбранный язык и тему оформления. Без них сайт работать не будет. Статистические cookie нужны сервису веб-аналитики, чтобы посчитать посещения обезличенно.
Статистику собирает Яндекс.Метрика — сервис ООО «ЯНДЕКС» (ИНН 7736207543, адрес: 119021, г. Москва, ул. Льва Толстого, д. 16), счётчик № 112347336. Счётчик получает IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, обезличенный идентификатор посетителя, адреса просмотренных страниц, источник перехода и действия на странице — нажатия, прокрутку, заполнение форм и запись сеанса Вебвизором. Имя, номер телефона и адрес электронной почты посетителя в счётчик не передаются. Условия обработки данных Яндекс.Метрикой — yandex.ru/legal/metrica_termsofuse.
Отказаться от статистических cookie можно в настройках браузера — запретить их сохранение или удалить уже сохранённые, — а также установив расширение «Блокировщик Яндекс.Метрики». Отказ от технических cookie может сделать часть страниц неработоспособной.
Сроки хранения: сеансовые cookie удаляются при закрытии браузера, постоянные — хранятся не более одного года со дня последнего обновления.
Права субъекта персональных данных#
В соответствии со статьёй 14 152-ФЗ субъект персональных данных вправе:
- получить сведения об обработке своих данных: подтверждение факта обработки, её правовые основания и цели, состав обрабатываемых данных, источник их получения, сроки обработки и хранения, сведения о лицах, которым данные передаются, и применяемые способы обработки;
- требовать уточнения данных, если они неполные, устаревшие или неточные;
- требовать блокирования или уничтожения данных, если они получены незаконно или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
- отозвать согласие на обработку в любой момент — порядок описан в следующем разделе;
- возражать против обработки и требовать прекратить направление рекламных сообщений;
- обжаловать действия или бездействие оператора в уполномоченном органе по защите прав субъектов персональных данных — Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), 109074, г. Москва, Китайгородский проезд, д. 7, стр. 2, — либо в суде.
Обращение направляется на hello@akeda.ru или почтой по адресу места нахождения оператора. В обращении нужно указать фамилию, имя и отчество, сведения, подтверждающие участие в отношениях с оператором (например, адрес электронной почты, с которого выполнялся вход, или номер счёта), и суть требования. Ответ направляется в течение десяти рабочих дней со дня получения обращения; этот срок может быть продлён не более чем на пять рабочих дней с уведомлением о причинах продления. Реализация прав субъекта бесплатна.
Порядок отзыва согласия#
Согласие на обработку персональных данных отзывается в любой момент, без объяснения причин и бесплатно (часть 2 статьи 9 152-ФЗ). Отозвать согласие можно одним из двух способов:
- направить заявление в свободной форме на hello@akeda.ru с темой «Отзыв согласия на обработку персональных данных» — с того адреса, который указан в учётной записи, либо почтой по адресу места нахождения оператора;
- удалить свою учётную запись самостоятельно: в кабинете, в разделе «Настройки» → «Участники», либо попросив об этом администратора кабинета.
Сроки. Получение заявления об отзыве подтверждается в течение 10 рабочих дней со дня получения. Обработка прекращается, а данные уничтожаются или обезличиваются в течение 30 дней со дня получения заявления.
Отзыв согласия не влияет на законность обработки, выполненной до его получения. Обработка продолжается только в той части, где у оператора остаётся иное законное основание: исполнение договора, пока действует подписка, и исполнение обязанности, возложенной законом, — сведения о счетах, платежах и кассовых чеках хранятся не менее пяти лет независимо от отзыва согласия.
Отзыв согласия пользователем сервиса означает прекращение его доступа в кабинет. Содержимое самого кабинета при этом не удаляется: его оператором является клиент, и распоряжается им он.
Происшествия безопасности#
Если оператор обнаружит происшествие, в результате которого персональные данные могли быть неправомерно переданы, раскрыты или уничтожены, он:
- уведомляет Роскомнадзор в течение 24 часов с момента обнаружения — о случившемся, предполагаемой причине и предполагаемом вреде, а в течение 72 часов сообщает результаты внутреннего расследования (часть 3.1 статьи 21 152-ФЗ);
- уведомляет затронутых субъектов по электронной почте: что произошло, какие данные затронуты и что сделано;
- проводит внутреннее расследование, устраняет причину и записывает происшествие в журнал с датой, составом сведений, принятыми мерами и итогом.
Изменения Политики#
Оператор вправе изменять Политику. Новая редакция публикуется на этой странице и действует со дня публикации; номер редакции и дата указаны в заголовке документа. Прежние редакции предоставляются по запросу на hello@akeda.ru.
Если изменения затрагивают цели обработки или состав передаваемых данных, пользователи сервиса дополнительно уведомляются по электронной почте.
Контакты#
Общество с ограниченной ответственностью «АКЕДА» (Акеда, ООО)
ИНН 5003175505, КПП 500301001
ОГРН 1265000059213
Адрес места нахождения: 142721, Московская обл., г. Видное, мкр Пригород Лесное (пгт Мисайлово), ул. Современников, д. 2, помещ. 25Н
Генеральный директор — Оганесян Евгения Сергеевна
Вопросы об обработке персональных данных, обращения субъектов и отзыв согласия — hello@akeda.ru. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, отвечает по этому же адресу.