Термин
УПД: универсальный передаточный документ
УПД — универсальный передаточный документ: один бланк вместо двух, товарной накладной и счёта-фактуры. Его рекомендовала ФНС в 2013 году, применять его можно по желанию, но на практике он вытеснил раздельные документы. Различают два статуса. Статус 1 означает, что УПД выполняет функции и счёта-фактуры, и передаточного документа: так оформляют, если продавец плательщик НДС. Статус 2 — только передаточный документ, когда счёт-фактура не нужна, например при работе на упрощённой системе без НДС.
| Что заменяет | товарную накладную или акт и счёт-фактуру одним документом |
|---|---|
| Статус 1 | счёт-фактура и передаточный документ вместе: для плательщиков НДС |
| Статус 2 | только передаточный документ: когда счёт-фактура не нужна |
| Обязательность | применение необязательно: можно использовать отдельные накладную и счёт-фактуру |
| Формы | бумажный и электронный вид; электронный подписывают квалифицированной электронной подписью |
Что указывают в УПД
- номер и дату документа, наименование и реквизиты продавца и покупателя;
- наименование товаров, работ или услуг, количество, цену и стоимость;
- ставку и сумму НДС, если продавец его платит;
- основание передачи, например договор;
- подписи уполномоченных лиц и даты передачи и получения;
- статус документа, 1 или 2.
Статус 1 и статус 2: чем отличаются
Статус 1. Документ выполняет функции счёта-фактуры и первичного документа, поэтому покупатель по нему принимает НДС к вычету. Подходит продавцам, которые платят НДС.
Статус 2. Документ выполняет только функции передаточного: счёт-фактура оформляется отдельно или не нужна. Так работают, например, продавцы на упрощённой системе без НДС.
Пример. Компания на общей системе продаёт товар на 122 000 ₽, включая НДС 22 000 ₽. Она выставляет УПД со статусом 1: покупатель сразу принимает 22 000 ₽ НДС к вычету по этому документу. Компания на упрощённой системе без НДС тоже может выставить УПД, но со статусом 2: документ подтверждает передачу товара, НДС в нём нет.
Бумажный и электронный УПД
Бумажный УПД подписывают от руки и печатают в двух экземплярах. Электронный формируют в учётной системе и передают через оператора электронного документооборота; он подписывается электронной подписью и имеет ту же силу. Электронный вариант удобнее для регулярных поставок и проверок.
Типичные ошибки
- Неверный статус: продавец с НДС выставил УПД со статусом 2, и покупатель не получил вычет.
- Расхождение количества или цены с договором.
- Подпись неуполномоченного лица.
- Исправление «поверх» ошибки вместо корректировочного документа.
Что важно помнить
- Правила оформления и налоговые последствия зависят от режима налогообложения, уточняйте у бухгалтера.
- Здесь общее описание: актуальные требования смотрите в письмах и приказах ФНС.
- Один документ вместо двух не отменяет проверку контрагента и условий поставки.
Частые вопросы
- Что такое УПД простыми словами?
- Это один документ вместо двух: он одновременно подтверждает передачу товара или услуги и, при статусе 1, служит счётом-фактурой для вычета НДС.
- Чем отличается УПД со статусом 1 от статуса 2?
- Статус 1 заменяет и счёт-фактуру, и передаточный документ. Статус 2 — только передаточный документ, счёт-фактура оформляется отдельно или не нужна.
- Обязательно ли применять УПД?
- Нет, применять его можно по желанию. Некоторые продавцы выставляют раздельно товарную накладную и счёт-фактуру.
- Можно ли выставить УПД на упрощённой системе без НДС?
- Да, со статусом 2: он подтверждает передачу, а НДС в нём не указывают.
- Как подписать УПД электронно?
- Через оператора электронного документооборота: документ формируется в учётной системе и подписывается квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.
Покажем Akeda
на вашем рабочем сценарии.
Расскажите, что хотите связать или автоматизировать. Покажем, как этот процесс может работать в Akeda, какие данные потребуются и с чего стоит начать.
- 01Разберём вашу задачу
- 02Покажем связанные процессы
- 03Определим следующий шаг
Заявка принята
Спасибо! Мы получили ваш номер и свяжемся в ближайший рабочий день.
Что дальше: короткий разговор о вашем процессе — что связываем, какие данные нужны и с чего начать. Ничего продавать не будем.