Решения
Автоматизация закупок в компании
Автоматизация закупок — это когда система сама считает, что и сколько пора заказать, а человек проверяет предложение и подтверждает заказ. В Akeda ERP рекомендация учитывает свободный остаток, резервы, подтверждённые поставки, порог и цель пополнения, а также минимальную партию и кратность поставщика. Дальше заявка становится заказом, заказ — поступлением, и система помнит недополученный остаток по каждой строке.
| Расчёт | свободный остаток и подтверждённые поставки сравниваются с порогом и целью |
|---|---|
| Правило пополнения | склад, порог, цель, срок поставки, предпочтительный поставщик |
| Условия поставщика | минимальная партия и кратность из прайса поставщика |
| Путь документа | заявка, заказ поставщику, поступление, с исполнением частями |
| Решение | система рекомендует, заказ подтверждает человек |
Что считается автоматически
Ручная закупка обычно начинается с выгрузки остатков и таблицы, где забывают резервы и то, что уже едет от поставщика. В системе эти числа считаются из тех же документов, что и остатки на складе.
- Свободный остаток: физическое наличие минус недоступные количества и резервы.
- Прогноз: свободный остаток плюс подтверждённый, но ещё не полученный хвост поставок. Черновик закупки прогноз не увеличивает.
- Рекомендация: если прогноз ниже порога, система предлагает добрать до цели, а если цели нет — до порога.
Пример расчёта
На складе свободно 15 штук, порог 20, цель 100. Прогноз ниже порога, поэтому рекомендация — 85 штук. Если свободно 25, рекомендация равна нулю.
Теперь от поставщика подтверждена поставка на 40 штук, а свободно по-прежнему 15. Прогноз равен 55, это выше порога, и новый заказ не нужен: система не предложит заказать товар второй раз.
Условия поставщика применяются после расчёта. Потребность 25 штук, минимальная партия 50, кратность 12: сначала количество поднимается до 50, затем округляется вверх по кратности, и получается 60. Если поставщик не выбран, чужие условия не подставляются.
От заявки до приёмки
- Заявка на закупку. Сотрудник заводит потребность, если в компании принят такой порядок. Заявки включаются в настройках склада и могут идти на согласование.
- Заказ поставщику. Строки витрины закупок получают закупочную цену из карточки товара, а заказ создаёт ожидаемое поступление.
- Поступление. Приёмка идёт частями на основании заказа. Недополученный хвост сохраняется, а превысить заказанное количество система не даст.
Такая цепочка показывает, что заказано, что едет и что недополучено, по каждой строке документа.
С чего начать
- Выберите товары, которые заканчиваются чаще всего, и не настраивайте сразу весь каталог.
- Задайте для них порог, цель и срок поставки по складам. Правила можно загрузить из файла.
- Укажите предпочтительного поставщика и внесите в его прайс минимальную партию и кратность.
- Сравните рекомендации с реальными заказами за пару недель и поправьте пороги.
Что важно знать
- Заказ не уходит поставщику сам: система готовит рекомендацию, а подтверждает её человек.
- Без правила пополнения дефицит по правилу не считается: порог и цель задаёт компания.
- Страница описывает закупки товаров для своей компании. Участие в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ здесь не рассматривается.
- Качество рекомендаций зависит от данных: если остатки и резервы ведутся неточно, расчёт будет неточным.
Частые вопросы
- Что такое автоматизация закупок?
- Это перенос расчёта потребности и оформления закупочных документов в систему. Она считает, что и сколько заказать, по остаткам, резервам и ожидаемым поставкам, а человек проверяет предложение и подтверждает заказ.
- Учитывает ли расчёт товар, который уже едет от поставщика?
- Да. Подтверждённый, но ещё не полученный хвост поставок добавляется к прогнозу. Если свободно 15 штук, порог 20, а в пути 40, прогноз равен 55, и новый заказ не нужен.
- Как учитываются минимальная партия и кратность?
- Рекомендация сначала поднимается до минимальной партии, затем округляется вверх по кратности выбранного поставщика. При потребности 25, партии 50 и кратности 12 получится 60.
- Можно ли принять поставку частями?
- Да. Поступление оформляется на основании заказа по конкретной строке, недополученный хвост сохраняется, а превышение заказанного количества система отклоняет.
- Отправляет ли система заказы поставщикам сама?
- Нет. Система готовит рекомендацию и документ, а заказ подтверждает сотрудник.
Покажем Akeda
на вашем рабочем сценарии.
Расскажите, что хотите связать или автоматизировать. Покажем, как этот процесс может работать в Akeda, какие данные потребуются и с чего стоит начать.
- 01Разберём вашу задачу
- 02Покажем связанные процессы
- 03Определим следующий шаг
Заявка принята
Спасибо! Мы получили ваш номер и свяжемся в ближайший рабочий день.
Что дальше: короткий разговор о вашем процессе — что связываем, какие данные нужны и с чего начать. Ничего продавать не будем.