Термин
Заказ поставщику: как оформить закупку
Заказ поставщику — документ, в котором компания фиксирует, какой товар и в каком количестве она закупает у поставщика, по какой цене и к какому сроку. Заказ не двигает остатки и не меняет учёт денег: он планирует закупку и служит основанием для приёмки. Когда товар приходит, по заказу оформляют приёмку, и только тогда остатки склада увеличиваются, а у компании возникает долг перед поставщиком. Так удаётся сверять, что заказали, что получили и что оплатили.
| Назначение | план закупки и основание для приёмки |
|---|---|
| Влияет на остатки | нет, остатки меняет приёмка |
| Что в нём | поставщик, товары, количество, цена, срок, условия оплаты |
| Следующие документы | счёт на оплату, приёмка товара, оплата |
| Связанные показатели | ожидаемые поступления и задолженность перед поставщиком |
Как проходит закупка по шагам
- Определяют потребность: что и сколько нужно с учётом остатков и резервов.
- Оформляют заказ поставщику: товары, количество, цена, срок.
- Поставщик подтверждает заказ и выставляет счёт на оплату.
- Компания платит, предоплатой или по отсрочке.
- Товар приходит, по заказу оформляют приёмку и проверяют количество и качество.
- Остатки увеличиваются, и в учёте закрывается и заказ, и расчёты.
Пример
Компания заказывает 200 единиц товара по 500 ₽ у поставщика: 200 × 500 = 100 000 ₽. Срок поставки — 10 дней, оплата в течение 14 дней после приёмки. Пока товар не пришёл, остаток на складе не меняется, но в отчёте «ожидаемые поступления» видны 200 единиц. Пришло 180, по заказу оформили приёмку на 180 единиц: остаток вырос на 180, долг поставщику составил 90 000 ₽, а недопоставка 20 единиц осталась в заказе открытой.
Чем заказ поставщику отличается от других документов
Заказ планирует закупку, счёт на оплату просит перевести деньги, накладная или УПД подтверждает передачу товара. Остатки меняются по накладной или приёмке, а не по заказу, и долг перед поставщиком возникает при получении товара.
Типичные ошибки
- Заказ создают после того, как товар уже пришёл: теряется контроль сроков и цен.
- Количество в заказе и приёмке не сверяют, и недопоставка остаётся незамеченной.
- Цену в заказе не сверяют со счётом поставщика.
- Закрытые заказы остаются «висеть» и искажают отчёт об ожидаемых поступлениях.
Что важно помнить
- Заказ сам по себе не является первичным документом учёта, учёт ведут по накладной, приёмке и акту.
- Условия оплаты и ответственность определяет договор с поставщиком.
- Здесь общее описание, а не бухгалтерская консультация.
Частые вопросы
- Что такое заказ поставщику?
- Это документ, в котором компания фиксирует закупку: поставщика, товары, количество, цену и срок. Он планирует закупку и служит основанием для приёмки.
- Меняет ли заказ поставщику остатки на складе?
- Нет. Остатки меняет приёмка товара по заказу. До прихода товара заказ виден как ожидаемое поступление.
- Чем заказ поставщику отличается от счёта на оплату?
- Заказ создаёт покупатель и им планирует закупку, а счёт выставляет поставщик и им просит оплату. Это разные документы с разными задачами.
- Что делать, если поставщик привёз меньше, чем в заказе?
- Оформить приёмку на фактическое количество и оставить недопоставку открытой в заказе. Так видно, что ещё ждать от поставщика, и можно потребовать довезти или закрыть остаток.
- Как связаны заказ поставщику и задолженность?
- Задолженность перед поставщиком возникает при получении товара, а не при создании заказа. До приёмки заказ показывает только планируемые обязательства.
Покажем Akeda
на вашем рабочем сценарии.
Расскажите, что хотите связать или автоматизировать. Покажем, как этот процесс может работать в Akeda, какие данные потребуются и с чего стоит начать.
- 01Разберём вашу задачу
- 02Покажем связанные процессы
- 03Определим следующий шаг
Заявка принята
Спасибо! Мы получили ваш номер и свяжемся в ближайший рабочий день.
Что дальше: короткий разговор о вашем процессе — что связываем, какие данные нужны и с чего начать. Ничего продавать не будем.