Термин
Что такое заявка на оплату
Заявка на оплату — это внутренний запрос сотрудника заплатить поставщику или подрядчику. В ней указывают получателя, сумму, срок, основание и статью расхода. Руководитель или финансист проверяет заявку и решает, платить ли и когда. Заявка ещё не является платежом: пока деньги не списаны по банку, она не уменьшает остаток на счёте.
Документы и заявки в Akeda ERP
| Что это | внутренний запрос на платёж |
|---|---|
| Обязательные поля | получатель, сумма, срок, основание, статья |
| Кто решает | руководитель или финансист |
| Отличие от платежа | деньги ещё не списаны |
Что указать
- кто просит и для чего;
- получателя и реквизиты или ссылку на счёт;
- сумму с указанием НДС, если он есть;
- срок, до которого нужно заплатить;
- договор, счёт или другой документ-основание;
- статью расхода и проект или подразделение, если их ведёте.
Как настроить согласование
- Определите пороги: например, небольшие суммы согласует руководитель отдела, крупные — финансовый директор.
- Задайте срок ответа, чтобы заявка не зависала.
- Сравнивайте заявку с бюджетом и остатком денег.
- Раз или два в неделю собирайте согласованные заявки в реестр платежей.
Пороги и маршрут зависят от размера компании: у небольшой команды может быть один человек, который принимает решения.
Заявка, счёт и платёж
| Документ | Кто создаёт | Что означает |
|---|---|---|
| Счёт | поставщик | просит заплатить |
| Заявка на оплату | сотрудник компании | просит разрешить платёж |
| Платёжное поручение | плательщик | распоряжается банку перевести деньги |
| Выписка | банк | подтверждает движение денег |
Как это устроено в Akeda ERP
В Akeda ERP заявка на оплату — просьба заплатить с основанием, которая проходит согласование в документообороте. Она не считается платежом: операция появляется по выписке или кассе, а затем связывается с документом.
Пример реестра платежей
| Получатель | Основание | Сумма | Срок | Решение |
|---|---|---|---|---|
| Поставщик А | счёт № 45 | 122 000 ₽ | 07.11 | оплатить |
| Подрядчик Б | акт № 12 | 61 000 ₽ | 10.11 | оплатить частично |
| Сервис В | счёт № 88 | 12 000 ₽ | 15.11 | перенести |
Данные условные. Реестр показывает финансисту не только запросы, но и нагрузку на деньги: суммы можно сравнить с платёжным календарём.
Что должно быть проверено перед оплатой
- Есть ли основание и верны ли реквизиты.
- Есть ли бюджет на эту статью.
- Наступил ли срок и хватит ли денег.
- Нет ли уже оплаты или аванса по этому документу.
- Есть ли согласие ответственного.
Что важно знать
- Сложный маршрут может замедлить срочные платежи.
- Заявка не заменяет договор и первичные документы.
- Порядок согласования компания определяет сама.
- Согласованная заявка не гарантирует, что денег хватит: проверяйте платёжный календарь.
Частые вопросы
- Что такое заявка на оплату?
- Это внутренний запрос заплатить поставщику с указанием получателя, суммы, срока и основания.
- Чем заявка отличается от счёта?
- Счёт выставляет поставщик, а заявку создаёт сотрудник компании, чтобы получить разрешение на платёж.
- Кто согласует заявки на оплату?
- Обычно руководитель отдела и финансист. Пороги и маршрут компания определяет сама.
- Заявка на оплату уменьшает деньги на счёте?
- Нет. Деньги уменьшаются только при фактическом платеже, но согласованную сумму полезно видеть в платёжном календаре.
Покажем Akeda
на вашем рабочем сценарии.
Расскажите, что хотите связать или автоматизировать. Покажем, как этот процесс может работать в Akeda, какие данные потребуются и с чего стоит начать.
- 01Разберём вашу задачу
- 02Покажем связанные процессы
- 03Определим следующий шаг
Заявка принята
Спасибо! Мы получили ваш номер и свяжемся в ближайший рабочий день.
Что дальше: короткий разговор о вашем процессе — что связываем, какие данные нужны и с чего начать. Ничего продавать не будем.