Термин
Что такое акт инвентаризации
Акт инвентаризации — это документ, который фиксирует фактическое наличие имущества на дату пересчёта и его расхождение с учётом. Обычно вместе с ним составляют опись и сличительную ведомость. Единой обязательной формы нет: компания может использовать унифицированные бланки, например ИНВ-3 для товаров, или утвердить собственные формы с обязательными реквизитами.
| Что фиксирует | факт, данные учёта, излишки и недостачи |
|---|---|
| Кто подписывает | комиссия и материально ответственные лица |
| Частые формы | ИНВ-3 и ИНВ-19 для товарно-материальных ценностей |
| Стандарт | ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» |
Что должно быть в документе
- наименование компании и документа, дата и место составления;
- основание: приказ или решение о проведении;
- склад и материально ответственные лица;
- позиции, единицы и фактическое количество;
- данные учёта и расхождения;
- подписи комиссии.
Пример расхождения
| Товар | По учёту | Факт | Отклонение | Цена учёта | Сумма |
|---|---|---|---|---|---|
| Кабель 10 м | 120 | 115 | −5 | 800 ₽ | −4 000 ₽ |
| Кабель 20 м | 60 | 64 | +4 | 1 200 ₽ | +4 800 ₽ |
Недостача 4 000 ₽ и излишек 4 800 ₽ показывают разными строками. Такое сочетание похожих товаров часто указывает на пересортицу, и его проверяют до списания.
Порядок оформления
- Приказом назначают комиссию, дату и участки.
- Материально ответственные лица сдают документы, движение товара останавливают или отделяют.
- Комиссия считает факт и записывает в опись.
- Факт сравнивают с учётом, а расхождения выводят отдельно.
- Берут объяснения, оформляют решение и отражают результат в учёте.
Как это выглядит в системе
В Akeda ERP акты инвентаризации проводятся в складском разделе, а подсчёт может идти по ячейкам и загружаться из файла. Списание и излишки остаются документами, поэтому историю остатка можно проверить.
Как разобрать расхождения
| Что видно | Частая причина | Что проверить |
|---|---|---|
| Излишек и недостача у похожих товаров | пересортица | приёмку и отгрузки похожих позиций |
| Недостача после отгрузки | отгрузка не отражена или товар выдан лишний | документы и камеры |
| Излишек после приёмки | поступление не проведено | накладные поставщика |
| Расхождение в упаковке | разные единицы измерения | коэффициент короба и штуки |
Сначала ищут учётную причину и только потом обсуждают материальную ответственность.
Что делать после подписания
- Получить объяснения материально ответственных лиц.
- Оформить решение руководителя.
- Отразить излишки и недостачи в учёте.
- Исправить причину: карточки, порядок приёмки, разметку.
- Запланировать выборочный пересчёт проблемных позиций.
Что важно знать
- Порядок зависит от вида имущества и учётной политики: денежные средства и основные средства оформляют своими документами.
- Сведения на странице общие и не заменяют консультацию бухгалтера.
- Налоговые последствия недостач и излишков проверяйте отдельно.
- Пересортицу можно зачесть только при соблюдении установленных условий.
Частые вопросы
- Что такое акт инвентаризации?
- Это документ, где записаны фактическое наличие имущества, данные учёта и расхождения между ними на дату пересчёта.
- Обязательна ли форма ИНВ-3?
- Нет, унифицированные формы не обязательны. Компания может утвердить свой бланк, сохранив обязательные реквизиты первичного документа.
- Кто подписывает акт инвентаризации?
- Члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.
- Что делать с излишками и недостачей?
- Выяснить причину, взять объяснения, оформить решение руководителя и отразить результат в учёте. При похожих товарах сначала проверьте пересортицу.
- Как часто проводить инвентаризацию?
- Минимальные случаи определяются законодательством и учётной политикой. Для склада с большим оборотом часто применяют регулярные выборочные пересчёты.
Покажем Akeda
на вашем рабочем сценарии.
Расскажите, что хотите связать или автоматизировать. Покажем, как этот процесс может работать в Akeda, какие данные потребуются и с чего стоит начать.
- 01Разберём вашу задачу
- 02Покажем связанные процессы
- 03Определим следующий шаг
Заявка принята
Спасибо! Мы получили ваш номер и свяжемся в ближайший рабочий день.
Что дальше: короткий разговор о вашем процессе — что связываем, какие данные нужны и с чего начать. Ничего продавать не будем.